Automatización De La Fuerza En Ventas

Una herramienta de Automatización de la Fuerza de Ventas (AFV ó SFA en inglés) es una aplicación diseñada para simplificar y automatizar todas las etapas del proceso de ventas. Desde el primer contacto con el cliente, las sucesivas visitas o contactos, el seguimiento de la propuesta hasta el cierre de    la venta con sus respectivos informes.

Un sistema de SFA es una herramienta perfecta para realizar el correcto seguimiento a las oportunidades comerciales, gestionar los contactos y llevar un registro completo del historial con un cliente, incluyendo además todas las interacciones que se han mantenido.

Al igual que con las herramientas de CRM, implantar un modelo de SFA en una empresa es bastante más que instalar un programa, es cambiar la forma de operar para conseguir una fuerza de ventas ordenada, eficiente y que aporte resultados.

Los principales beneficiarios de un sistema de Automatización de la Fuerza de Ventas son tanto los vendedores como la Dirección (Comercial) de la empresa. Permite una mejor organización, acceso a la información y toma de decisiones operativas, por lo que afecta directamente al desempeño y a los resultados del equipo comercial.

De manera similar a un CRM, para poder obtener los resultados esperados de la implantación de un modelo AFV hay que tener bien definidos los procesos de negocio, alinear los requisitos técnicos con los procesos de venta y asumir que es una iniciativa que afecta de manera transversal a toda la organización, por lo que debe ser una iniciativa impulsada y apoyada por toda la dirección.

Nuestra experiencia en la implantación de sistemas AFV directamente con los equipos comerciales de las empresas nos ha permitido generar un modelo propio que tiene en cuenta las particularidades de cada empresa, que sigue una metodología aceptada por toda la organización y que ofrece los resultados esperados.

Herramientas De La Automatización De La Fuerza En Ventas

Las computadoras tipo laptop, los dispositivos móviles (Palms, PDAs o PocketPc), los aparatos de fax y los teléfonos celulares son herramientas electrónicas que hoy en día pueden ser conectadas a internet para obtener información actualizada de la base de datos de la compañía, gestionar adecuadamente los contactos (clientes), realizar operaciones de venta (como toma de pedidos) y mantener informada a la empresa de lo que está sucediendo en el "mercado". Todo lo cual, ayuda a mejorar el servicio a los clientes, apoya la toma de decisiones de los vendedores, agiliza los procesos de venta y retroalimenta a la empresa.

Junto a éstas herramientas (laptops, dispositivos móviles, celulares, faxes e internet), el software especializado va cobrando cada vez más importancia porque permite "explotar" al máximo esas herramientas. Gracias a ello, el vendedor puede realizar tareas tan importantes como:

• Manejo de agenda
• Administración de la ruta de visitas
• Personalización de las entrevistas con los clientes
• Toma de pedidos
• Verificación del nivel de stock en tiempo real
• Facturación
• Revisión del histórico de pedidos y pagos de cada cliente
• Mensajería con otros vendedores
• Contacto con la gerencia de ventas
• Obtención de datos del mercado (de clientes y de la competencia)

Beneficios De La Automatizacion De La Fuerza En Ventas

Una adecuada utilización de las herramientas electrónicas (laptops, dispositivos móviles, celulares y faxes), además del internet, del software especializado (como el software CRM para gestión de contactos) y de la base de datos de la compañía, proporciona los siguientes beneficios:

1. Fuerza de ventas mejor informada: Porque tiene la opción de obtener los datos que necesita en tiempo real. Esto es determinante cuando los vendedores tienen que tomar decisiones para cerrar ventas.
2. Clientes satisfechos: Este beneficio es el resultado de brindar una atención ágil y personalizada a los clientes gracias a un sistema automatizado que se utiliza adecuadamente.
3. Gestiones de venta ágiles y dinámicas: Esto es posible cuando la fuerza de ventas puede tomar pedidos en su PALM y enviarla vía internet para una facturación inmediata.
4. Retroalimentación en tiempo real al departamento de marketing: Gracias a las herramientas electrónicas y al internet, los vendedores pueden enviar a través de su laptop un correo electrónico en el que informan los nuevos precios de la competencia, el lanzamiento de un nuevo producto, la oferta especial que le hicieron a un cliente, etc...
5. Ahorro en gastos administrativos, en desplazamientos y en la reducción de errores: Con un buen sistema de automatización, la tarea de facturación no necesita de personas que "typeen" los pedidos que obtienen los vendedores porque éstos son transferidos desde una PALM a la computadora central para una facturación en tiempo real (de esa manera se reducen algunos costos administrativos). 
6. Dirección, motivación y monitoreo más efectivo de la fuerza de ventas: Los gerentes de ventas y supervisores pueden dirigir, motivar y monitorear a todos los vendedores a su cargo sin tener que estar junto a cada vendedor.
7. Banco de datos actualizados: Gracias a las herramientas electrónicas existentes (como las PALMS) y el software especializado (como el software CRM para gestión de contactos), los vendedores pueden obtener continuamente información de sus clientes y enviarlas via internet a una computadora central que organiza y clasifica cada dato recibido. De esa manera, la empresa puede tener información actualizada de cada cliente.

Reto CRM

La estrategia de CRM software América latina debe estar alineada con el propósito de la compañía para poder obtener una sostenida realización de los objetivos del CRM y de relaciones exitosas con los clientes. Mientras que las estrategias de CRM difieren entre los implementadores de estas, las más exitosas estrategias tienen varios criterios en común.

• Una alineación entre la misión de la organización y la estrategia CRM; una buena estrategia es una reflexión directa de la misión, soportándola en términos claros, directos y fáciles de entender.
• Las estrategias deben tener como enfoque al cliente; deberían hablar sobre el posicionamiento e involucramiento que tiene que existir en las relaciones con los clientes.
• Las estrategias de CRM requieren del patrocinio ejecutivo y de una completa confianza en estas; los trabajadores toman sus colas de trabajo del equipo ejecutivo así que los ejecutivos deben de forma visible, vocal y activa patrocinar la estrategia de CRM para que esta sea exitosa.
• Las estrategias son un proceso iterativo; a medida que la organización evoluciona, así lo hará la estrategia de CRM.

Las estrategias de CRM se unifican y son llevadas a cabo cuando se cumplen con los objetivos de CRM. Es crítico que los objetivos de negocios sean tangibles, medibles y soporten de forma directa la estrategia. Varios objetivos comunes del CRM incluyen:

• Una vista consolidada de los clientes. El poder entregar una vista única e inteligente de la relación con los clientes, que abarque toda la compañía entrega una versión en tiempo real de la verdad, elimina la duplicidad a la hora de la entrada de datos, reduciendo la complejidad a la hora de integrar sistemas, y dándole poder al equipo de trabajo para tomar decisiones con un conocimiento y introspección actualizado sobre los clientes.
• Información compartida de los clientes. Los clientes llaman a múltiples recursos de la empresa a través de múltiples canales. Es crítico que cualquiera y todos los recursos que son contactados compartan la misma información para poder hablar con consistencia y una voz común. El tener datos sobre el cliente de forma compartida asegura que cada interacción con el cliente sea manejada con el mismo grado de cuidado mientras se referencia la misma información a través de todos los departamentos, geografías y canales.
• Procesos sistémicos y probados. La adopción de software CRM facilita procesos consistentes, mejoras en los procesos y mejores practicas entre todo el equipo de trabajo que balancea el software CRM para que sea mas eficiente.

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